General Terms and Conditions of Engagement

Article 1. Généralités

Lexia Consult SRL (« Antoine Dekeyser Tax & Estate Law Firm » ou « le Cabinet ») est une société à responsabilité limitée de droit belge dont le siège social est établi Avenue Louise 526 à 1000 Bruxelles.

Elle est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (B.C.E.) sous le numéro 0780.920.571. Une liste des Associés est disponible sur demande. Les avocats qui exercent au sein du cabinet sont inscrits soit à l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles soit au Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel.

Article 2. Champ d’application

Les présentes conditions générales d’intervention (ci-après « les Conditions ») s’appliquent à toutes les prestations fournies ou à fournir par ou au nom du Cabinet à ses clients ainsi qu’à toutes les relations juridiques naissant entre le Cabinet et des tiers dans ce contexte. Le fait de confier un dossier au Cabinet emporte adhésion aux Conditions pour ce dossier et les dossiers ultérieurs, sous réserve des adaptations dont elles peuvent faire l’objet à intervalles réguliers et dont le client sera dûment informé. Si le client n’a reçu communication des Conditions qu’après avoir confié le dossier au Cabinet, l’adhésion est réputée résulter de l’absence de retrait du dossier après cette communication.

Article 3. Obligations d’identification, de vérification et de déclaration

La loi, notamment la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, ainsi que les règlements du Barreau imposent au Cabinet (i) de procéder à l’identification et à la vérification de l’identité de ses clients ainsi que des bénéficiaires effectifs (c.-à-d. les personnes physiques qui, directement ou indirectement, détiennent plus de 25% du client ou le contrôlent d’une autre manière, ou pour le compte desquelles l’opération envisagée doit avoir lieu), (ii) d’exercer une vigilance permanente à l’égard des éléments indicatifs de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et (iii) en cas de soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme, d’en faire la déclaration au bâtonnier de l’Ordre des avocats, lequel pourra alors communiquer les faits à la Cellule de Traitement des Informations Financières.

Afin de permettre au Cabinet de satisfaire à ses obligations d’identification et de vérification, les documents suivants doivent être communiqués et/ou présentés au Cabinet (à moins que le Cabinet ne les ait déjà obtenus de sources publiques) : (a) les documents d’identité et le domicile du client qui est une personne physique ; (b) les statuts et la composition de l’organe de gestion du client qui est une personne morale ; (c) les documents d’identité et le domicile des mandataires du client ; (d) les données d’identité et de domicile des bénéficiaires effectifs et le cas échéant leurs documents d’identité ; (e) toutes modifications ultérieures des données mentionnées ci-dessus. Des informations et documents complémentaires doivent être communiqués en ce qui concerne les clients et bénéficiaires effectifs qui exercent en dehors de Belgique certaines fonctions publiques (personnes politiquement exposées) ou qui ont avec de telles personnes certains liens familiaux ou économiques. À cet effet, la collaboration du client du Cabinet est nécessaire. La loi impose d’ailleurs aux entreprises de communiquer à leurs avocats les informations, et mises à jour de ces informations, concernant les bénéficiaires effectifs. Le Cabinet est également en droit de demander et de recevoir des informations quant aux opérations envisagées et à leur contexte, afin de satisfaire à ses obligations de vigilance.

Lorsque la nature du dossier ou que les situations particulières prévues par la loi imposent à l’avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s’engage à répondre à toute question du Cabinet permettant à celui-ci de se conformer à ses obligations légales.

Les informations et documents nécessaires seront spécifiés et demandés au client au cas par cas par lettre ou par courriel. Ces données sont conservées par le Cabinet sur supports papier ou électronique pendant une durée d’au moins cinq ans. La loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel est applicable à ces données. Ces données sont couvertes par le secret professionnel du Cabinet, sans préjudice toutefois de l’obligation du Cabinet, en cas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, d’en faire la déclaration au Bâtonnier. Le Cabinet est en droit, à tout moment, de suspendre l’exécution de sa mission ou d’y mettre fin, sans que le client puisse prétendre de ce chef à une quelconque indemnisation, si le Cabinet ne reçoit pas dans les délais impartis l’information complète que le Cabinet a demandée pour satisfaire à ses obligations légales.

Le client est également informé des obligations déclaratives pesant sur le Cabinet en vertu de la transposition par les lois, décrets et ordonnances belges de la Directive européenne (UE) 2018/822 du Conseil du 25 mai 2018 relative à l'échange automatique et obligatoire d'informations sur les dispositifs transfrontières devant faire l'objet d'une déclaration, dite «DAC 6».

Article 4. Mission de l’avocat

La mission de l’avocat consiste à conseiller, assister ou représenter le client. Elle comprend toutes les prestations accomplies à cet effet. L’avocat du Cabinet en charge du dossier se réserve, à l’occasion de l’exécution de cette mission, de faire appel à l’intervention d’un ou de plusieurs autres associés et collaborateurs du Cabinet.

Article 5. Appel à des tiers

S'il doit être fait appel à l'assistance de tiers (p.ex. un notaire, un réviseur, un avocat extérieur, un comptable, etc.) en vue de l’exécution d’une mission confiée au Cabinet, celle-ci se concertera au préalable avec le client, dans toute la mesure appropriée, et fera preuve de la diligence requise dans la sélection de ces tiers. Le Cabinet ne sera pas responsable des fautes et manquements commis par ces tiers dans l'exercice de leurs prestations et ce, même si ces personnes ont été renseignées ou interrogées et payées par le Cabinet et même si l’avis final reprenant les conclusions de ces tiers est libellé au nom du Cabinet. Le Cabinet est habilité à accepter, au nom du client, toutes limitations de responsabilité qui serait stipulée par pareil tiers.

Article 6. Secret professionnel et confidentialité

Les avis sont couverts par le secret professionnel et sont réservés à l'usage exclusif de leur(s) destinataire(s). Le résultat des prestations du Cabinet au client, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, est fourni au bénéfice et pour l’information exclusifs du client.

Ces documents ne pourront dès lors être copiés, cités ou rendus publics en tout ou en partie (sous réserve des communications à usage interne du client) sans l'accord préalable du Cabinet, à moins que la communication soit requise par la loi ou par une autorité compétente (en pareil cas, le client sera tenu d'en informer le Cabinet au préalable, sauf si la loi l'interdit).

Le Cabinet se réserve le droit de mentionner confidentiellement à la presse ou autrement son intervention pour un client dans une transaction ou un procès. Dès que l’existence de cette transaction ou de ce procès devient publique, cette mention peut être faite non confidentiellement.

Article 7. Conflits d’intérêts

Les règles professionnelles autorisent le Cabinet, dans le strict respect du secret professionnel, à accepter des affaires pour d’autres clients dont les activités peuvent être concurrentes de celles du client. Le Cabinet peut aussi accepter de représenter d’autres clients dont les intérêts sont opposés à ceux d’un client, dans des matières où ce dernier ne consulte pas régulièrement le Cabinet.

Article 8. Responsabilité et assurance

La responsabilité civile du Cabinet pour toute prestation exécutée par ou au nom de celui-ci ou qui est d'une autre façon liée à une mission qui est confiée à celui-ci est limitée aux montants auxquels donne droit l’assurance responsabilité professionnelle du Cabinet. Les montants assurés, les conditions de mise en œuvre des polices d’assurance, le cumul éventuel des recours pour différents litiges au cours d’une même période ou pour des faits liés, et tous autres termes et conditions peuvent être communiqués au client sur simple demande.

En aucun cas, la responsabilité du Cabinet ne saurait être mise en cause par une tierce partie. N’est client que celui qui a confié au Cabinet des informations susceptibles d’être couvertes par le secret professionnel et non, par exemple, un tiers payeur.

Le Cabinet (représenté par la SRL Lexia Consult) est assuré par le Barreau de Bruxelles auprès de la société Ethias pour un montant de 1.250.000 € (police n°45.118.401).

Sur demande écrite, le Cabinet peut souscrire, dans le cadre d'un dossier particulier, une assurance complémentaire, auquel cas le coût supplémentaire en résultant sera porté en compte au client.

La responsabilité du Cabinet, même limitée, exclut la responsabilité personnelle de ses associés, organes, actionnaires, collaborateurs ou préposés.

Article 9. Droits des tiers

La convention ou la relation entre le client et le Cabinet ne pourra conduire, ni donner lieu, ni viser à faire naître des droits dans le chef de tiers. Aucun tiers n'aura le droit de réclamer l'exécution de cette convention ou de cette relation ou de s'en prévaloir directement ou indirectement, de façon expresse ou implicite, les tiers ne pouvant en retirer aucun droit ni avantage.

Article 10. Limitation de responsabilité

Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde du Cabinet, le client tiendra le Cabinet indemne et la garantira contre toutes actions, réclamations ou poursuites judiciaires de quelque nature qu'elles soient qui seraient dirigées ou intentées par un tiers contre le Cabinet et qui seraient une conséquence directe ou indirecte ou liée à un travail ou à des prestations exécutées ou à exécuter par ou au nom du Cabinet pour le client ou qui, de toute autre manière, seraient liées à une mission confiée par le client au Cabinet, en ce compris, sans limitation, tous dommages-intérêts, frais ou indemnités qui seraient mis à charge du Cabinet et liés à pareille action, réclamation ou poursuite. Si le client a lui-même payé de tels dommages dans ce contexte, il ne pourra chercher, à aucun moment, à revendiquer le remboursement par le Cabinet des paiements qu'il aurait ainsi exposés.

Article 11. Frais et honoraires

Généralités

La rémunération de nos prestations constitue la reconnaissance de la qualité de celles-ci par nos clients. L’essentiel est, tout en assurant que notre travail et l’originalité des solutions proposées sont justement rétribués, que nos clients repartent satisfaits et souhaitent nous associer encore davantage à leurs projets.

Les prestations sont accomplies par des avocats très spécialisés, du fait de leur parcours académique et leur expérience des sujets traités.

Les avocats du Cabinet veillent à rester en permanence à jour dans les matières complexes et techniques que nous traitons. A cet effet, ils consacrent un temps important à donner des conférences, rédiger des articles et enseigner dans les matières traitées.

Article 11.1. Tarification horaire

Par défaut, nos honoraires sont calculés en tarification horaire, c’est-à-dire qu’ils dépendent du temps que nous consacrons aux affaires traitées. Ils sont en règle calculés par unité de cinq (5) minutes, aux taux horaires convenus avec le client. Les taux horaires des membres du cabinet sont compris entre 120€ et 390€. Ces taux sont susceptibles d’être mis à jour et indexés au premier janvier de chaque année. Le tarif horaire applicable dans un dossier spécifique est déterminé en fonction de l’ancienneté et du niveau d’expérience de l’avocat traitant, ainsi que de la nature, de l’enjeu, du niveau de responsabilité, de la complexité et de l’urgence du dossier.

Article 11.2. Modes alternatifs de détermination de nos honoraires

A la place des tarifs horaires, nous convenons régulièrement avec les clients d’un montant forfaitaire d’honoraires, déterminé sur base de la complexité et/ou de l’enjeu du dossier. Ceci est possible lorsque la question à traiter est bien définie. A défaut d’écrit échangé avec le client et prévoyant un forfait d’honoraires, ceux-ci sont calculés en tarif horaire.

Lorsque nos conseils apportent une plus-value particulière à la personne ou à la famille que nous assistons, nous convenons régulièrement avec les clients d’un honoraire sur résultat (success fee) susceptible d’être ajouté aux honoraires (s’ils sont convenus en tarification horaire et sans majoration pour cause d’urgence ou d’enjeu / responsabilité du cabinet).

Article 11.3. Frais et débours

En tant que contribution forfaitaire dans les frais du cabinet (à savoir le fonctionnement du secrétariat, les abonnements à de nombreuses bases de données, la dactylographie, le téléphone, le fax, l’ICT et les envois postaux ordinaires), nos honoraires – qu’ils soient facturés en tarification horaire, sur base forfaitaire et/ou au moyen d’un Success fee – sont systématiquement majorés d’un pourcentage fixe de 11% de frais forfaitaires.

Ce pourcentage de frais ne couvre pas les frais de déplacement et/ou de séjour en dehors de Bruxelles, les frais de justice et de procédure, certains frais spécifiques (notamment les honoraires de prestataires externes (notaire, expert, traducteur, etc.), les frais de paralegals, les timbres fiscaux, les envois recommandés ou par porteur, etc.), ni les débours (droits de greffe ou autres frais avancés par le Cabinet au nom et pour le compte d’un client).

Article 11.4. Première réunion

La première réunion est toujours facturable (sauf lorsqu’il est convenu avec le client que la première rencontre sera brève et destinée uniquement à faire connaissance de l’avocat). Ceci est indiqué lors du premier appel du client au Cabinet.

La provision demandée pour la première réunion constitue un forfait si celle-ci n’est pas suivie d’autres prestations. Le plus souvent, la réunion est le prélude à d’autres prestations et elle est alors est imputée ultérieurement, comme avance payée, sur les honoraires dus en fonction du temps consacré au dossier (ou sur le forfait dont question au point 11.2. ci-dessus).

Article 11.5. Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Les prestations effectuées par le Cabinet sont soumises à la TVA belge au taux en vigueur (actuellement 21%) dans la mesure où, en vertu du Code belge de la TVA, elles seront localisées en Belgique. En cas de localisation de nos prestations à l’étranger, tous les montants indiqués et facturés le sont hors TVA mais ces prestations peuvent être soumises à la TVA dans le pays du client.

Article 11.6. Prévisibilité

La prévisibilité de nos honoraires est reconnue par le client par l’existence des barèmes mentionnés ci-dessus ou par l’échange écrit portant sur le montant forfaitaire convenu. Le Cabinet informera le client du montant d’honoraires dû à tout stade de son dossier à première demande de ce dernier.

Article 12. Règlement des factures

1. Les demandes d’honoraires, d’avances sur honoraires, de frais et/ou débours exposés par le Cabinet sont payables dès réception. Des intérêts s’élevant à 0,5 % par mois sont dus de plein droit et sans mise en demeure, à partir de la demande de paiement, en cas de défaut de paiement un mois après la date d’envoi. En cas de mise en demeure recommandée ou de recouvrement judiciaire, le montant dû et les intérêts seront majorés d’une indemnité forfaitaire de 10 %, étant entendu que la majoration s’élève à 500 € minimum et à 5.000 € maximum, sans préjudice des indemnités légales de procédure.

2. A défaut de paiement dans les délais, le Cabinet se réserve le droit de suspendre l’exécution de la mission ou de s’en décharger, après en avoir informé le client. Il ne pourrait être tenu pour responsable de l’éventuel préjudice qui en résulterait. En cas d’absence de paiement des honoraires complets demandés, toute responsabilité pour les conseils donnés est définitivement exclue.

3. Toute observation éventuelle quant à la demande de paiement doit impérativement être formulée par écrit dans les 15 jours de la réception afin d’être recevable. Le paiement emporte acceptation définitive de la demande de paiement et des prestations qu’elle vise.

Article 13. Intervention d’un tiers payeur

Il se peut que le client puisse bénéficier de l’intervention – partielle ou totale – d’un tiers payeur (par exemple une compagnie d’assurance) dans le paiement des honoraires du Cabinet. Si tel est le cas, le client veillera à avertir ce tiers aussitôt que possible du litige et de l’intervention du Cabinet, et il informera le Cabinet des conditions d’intervention de ce tiers. Le Cabinet établira ses factures à l’attention du client et il appartient à ce dernier de supporter les honoraires indépendamment de la prise ou non en charge par ce tiers. Le cas échéant, le Cabinet pourra demander à ce tiers de confirmer son intervention et lui communiquer les factures établies au nom du client en vue de leur paiement par le tiers. Le client reste responsable du paiement des factures si le tiers payeur n’intervient pas dans un délai raisonnable.

Article 14. Indemnité de procédure

Dans les affaires contentieuses, les juridictions peuvent condamner la partie perdante à payer à la ou aux autres parties un montant généralement forfaitaire, déterminé selon une échelle établie par la loi ou le règlement, à titre de contribution aux frais d'avocats de la partie gagnante (conformément à l’article 1022 du Code judiciaire). Ce montant forfaitaire ne correspond pas nécessairement aux honoraires et frais que le Cabinet aura effectivement portés en compte au client. 

Article 15. Archivage

Le Cabinet est légalement tenu d'archiver les dossiers à la clôture de ceux-ci. Les documents probants originaux ou autres documents originaux confiés au Cabinet sont restitués au client et sont présumés l’avoir été à défaut de réclamation dans les douze mois de la clôture du dossier. Les archives sont conservées pendant une période de cinq (5) ans, au terme de laquelle elles sont automatiquement détruites.

Article 16. Encryptage des données

Les documents, avis et données de quelque nature que ce soit, transmis par le Cabinet au client par courrier électronique ne seront pas encryptés et la responsabilité du cabinet ne pourra être invoquée par le client au cas où un tiers prendrait connaissance des informations et avis contenus dans le courrier, sauf demande expresse du client en vue d’encryptage.

Le Cabinet fera des efforts raisonnables pour préserver les courriers électroniques et leurs annexes des virus et autres pannes qui pourraient endommager un ordinateur ou un système informatique. Le Cabinet n’assumera aucune responsabilité quant aux conséquences éventuelles résultant pour les clients de problèmes informatiques ou similaires produits par les documents, fichiers et communications émanant du Cabinet.

Article 17. Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le Cabinet protège les données de ses clients suivant les normes et limites fixées par le RGPD. Vous trouverez plus d’informations à cet égard dans notre Charte vie privée disponible sur ici.

Article 18. Application des Conditions et nullité partielle

Les présentes Conditions sont applicables à l’exclusion de toutes autres. Toute clause ou condition constitue une disposition distincte et indépendante. Si une disposition était considérée comme nulle ou non susceptible d’exécution, toutes les autres dispositions resteront d’application.

Article 19. Litiges et droit applicable

Tous les litiges qui naîtraient en rapport avec (i) une prestation exécutée par ou au nom du Cabinet ou une mission confiée au cabinet ou (ii) la relation juridique nouée avec le client ou un autre tiers, seront régis par le droit belge, en ce compris les règles de prescription, à l’exclusion de tout autre droit. Ils seront exclusivement soumis aux tribunaux compétents de Bruxelles, siégeant en langue française, quel que soit le lieu du domicile ou du siège social du client, même en cas de demande reconventionnelle ou incidente ou d’appel en garantie, sans préjudice à la compétence des instances professionnelles dont le Cabinet dépend.

Article 20. Bénéficiaires

Les dispositions et conditions qui sont contenues dans les présentes Conditions sont également convenues et stipulées pour le compte et au bénéfice des associés participants, administrateurs et actionnaires du Cabinet, des gérants de ces actionnaires et de toutes les personnes qui sont ou ont été actives au sein du Cabinet, que ce soit en tant qu’associé, avocat, of counsel, collaborateur, stagiaire, employé, conseiller, sous-traitant, ou en toute autre qualité.

Article 21. Obligations professionnelles et déontologie

Le Cabinet exerce une profession réglementée soumise aux normes déontologiques édictées, en fonction des avocats concernés, par l’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone (www.avocat.be), l’Orde van Vlaamse Balies(www.advocaat.be), l'Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles (www.barreaudebruxelles.be) ou le Nederlandse Orde van advocaten te Brussel (www.baliebrussel.be). Des informations supplémentaires sur les règles professionnelles qui nous sont applicables peuvent être obtenues auprès de ces différents ordres.

Toute difficulté relative au respect de nos règles déontologiques peut donner lieu à une plainte auprès du bâtonnier de l’Ordre dont relèvent les avocats en charge du dossier. En cas de contestation de nos honoraires, des procédures de conciliation, de médiation et d’arbitrage sont également mises en place par l’Ordre compétent. Toutes les informations à ce sujet peuvent être obtenues aux adresses internet mentionnées ci-dessus.

Article 22. Fin de la mission

Chacune des parties peut mettre fin aux relations avec l’autre partie, à tout moment, moyennant une notification écrite, sans préavis ni indemnité. Des modalités peuvent être convenues en cas de recours aux modes alternatif de détermination des honoraires. Le client reste tenu au paiement des honoraires, frais, débours et de la TVA pour toutes les prestations accomplies et les frais exposés antérieurement.

 Article 23. Modification

Le Cabinet se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à intervalles réguliers ou en cas de survenance de circonstances nouvelles. Les conditions générales modifiées sont portées à la connaissance du client par publication sur le site internet www.dekeyserlaw.com et s’appliquent immédiatement à la relation en cours sauf si le client décide de mettre fin à celle-ci.

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General Terms of Engagement

Article 1. Generalities

Lexia Consult SRL (commercial name: "Antoine Dekeyser Tax & Estate Law Firm", “DEKEYSER LAW”, or "the Firm") is a Belgian limited liability company headquartered at 526 Avenue Louise - 1000 Brussels.

It is registered with the Crossroads Bank for Enterprises (CBE) under number 0780.920.571. A list of Partners is available upon request. The lawyers practicing within the Firm are registered either with the French Order of Lawyers of the Brussels Bar or with the Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel.

Article 2. Scope

These general terms of engagement ("the Terms") apply to all services provided or to be provided by or on behalf of the Firm to its clients as well as to all legal relationships arising between the Firm and third parties in this context. The assignment of a case to the Firm implies adherence to the Terms for that case and any subsequent cases, subject to any adaptations that may be made to them at regular intervals and of which the client will be duly informed. If the client has only received the Terms after assigning the case to the Firm, adherence is deemed to result from the absence of withdrawal of the case after such communication.

Article 3. Identification, Verification, and Reporting Obligations

The law, including the law of September 18, 2017, relating to the prevention of money laundering and terrorist financing and the limitation of the use of cash, as well as the Bar regulations, impose on the Firm (i) to identify and verify the identity of its clients as well as beneficial owners (i.e., natural persons who, directly or indirectly, hold more than 25% of the client or control it in another way, or for whom the intended transaction must take place), (ii) to exercise permanent vigilance regarding elements indicative of money laundering or terrorist financing, and (iii) in case of suspicion of money laundering or terrorist financing, to report it to the Dean of the Bar Association, who may then communicate the facts to the Financial Information Processing Unit.

To enable the Firm to comply with its identification and verification obligations, the following documents must be provided and/or presented to the Firm (unless the Firm has already obtained them from public sources): (a) identity documents and residence of the client who is a natural person; (b) the articles of association and composition of the management body of the client who is a legal person; (c) the identity documents and residence of the client's representatives; (d) the identity and residence data of the beneficial owners and, where applicable, their identity documents; (e) any subsequent changes to the above-mentioned data. Additional information and documents must be provided regarding clients and beneficial owners who hold certain public functions outside Belgium (politically exposed persons) or who have certain family or economic ties with such persons. For this purpose, the client's cooperation with the Firm is necessary. Moreover, the law requires companies to communicate to their lawyers the information, and updates to this information, concerning beneficial owners. The Firm is also entitled to request and receive information about the planned transactions and their context to comply with its due diligence obligations.

The necessary information and documents will be specified and requested from the client on a case-by-case basis by letter or email. This data is kept by the Firm on paper or electronic media for a period of at least five years. The law of July 30, 2018, relating to the protection of individuals about the processing of personal data applies to this data. This data is covered by the Firm's professional secrecy, without prejudice to the Firm's obligation, in case of suspicion of money laundering or terrorist financing, to report it to the “bâtonnier” of the Brussels Bar. The Firm is entitled, at any time, to suspend the execution of its mission or to terminate it, without the client being able to claim any compensation on this account, if the Firm does not receive the complete information requested within the specified time limits.

The client is also informed of the reporting obligations incumbent on the Firm under Belgian laws, decrees, and ordinances transposing Directive (EU) 2018/822 of the Council of May 25, 2018, on the mandatory automatic exchange of information on cross-border arrangements, known as "DAC 6."

Article 4. Lawyer's Mission

The lawyer's mission is to advise, assist, or represent the client. It includes all services performed for this purpose. The lawyer at the Firm handling the case reserves the right, in the course of carrying out this mission, to call on the intervention of one or more other partners and collaborators of the Firm.

Article 5. Engagement of Third Parties

If the assistance of third parties (e.g., a notary, an auditor, an external lawyer, an accountant, etc.) is required for the execution of a mission entrusted to the Firm, the Firm will consult with the client beforehand, to the extent appropriate, and will exercise due diligence in selecting these third parties. The Firm shall not be liable for any faults and shortcomings committed by these third parties in the performance of their services, even if they have been informed, consulted, and paid by the Firm, and even if the final opinion containing the conclusions of these third parties is issued in the name of the Firm. The Firm is authorized to accept, on behalf of the client, any limitations of liability stipulated by such third parties.

Article 6. Professional Secrecy and Confidentiality

Our opinions & legal advice are covered by professional secrecy and are intended for the exclusive use of their recipient(s). The results of the Firm's services to the client, in whatever form or by whatever means, are provided for the exclusive benefit and information of the client.

These documents may not, therefore, be copied, cited, or made public in whole or in part (subject to communications for the client's internal use) without the prior consent of the Firm, unless the communication is required by law or by a competent authority (in which case the client shall inform the Firm beforehand, unless prohibited by law).

The Firm reserves the right to mention confidentially to the press or otherwise its involvement for a client in a transaction or litigation. Once the existence of this transaction or litigation becomes public, this mention may be made non-confidentially.

Article 7. Conflicts of Interest

Professional rules allow the Firm, in strict compliance with professional secrecy, to accept matters for other clients whose activities may be competitive with those of the client. The Firm may also represent other clients whose interests are contrary to those of a client, in matters where the latter does not regularly consult the Firm.

Article 8. Liability and Insurance

The civil liability of the Firm for any service performed by or on behalf of it, or which is otherwise related to a mission entrusted to it, is limited to the amounts covered by the Firm's professional liability insurance. The insured amounts, the conditions for implementing the insurance policies, the possible accumulation of claims for different disputes during the same period or for related facts, and any other terms and conditions can be communicated to the client upon request.

Under no circumstances shall the liability of the Firm be challenged by a third party. Only the party who has provided the Firm with information covered by professional secrecy, and not, for example, a third-party payer, is considered a client.

The Firm (represented by SRL Lexia Consult) is insured by the Brussels Bar Association with Ethias for an amount of €1,250,000 (policy no. 45.118.401).

Upon written request, the Firm may take out additional insurance for a particular case, in which case the additional cost will be invoiced to the client.

The liability of the Firm, even if limited, excludes the personal liability of its partners, officers, shareholders, employees, or agents.

Article 9. Rights of Third Parties

The agreement or relationship between the client and the Firm shall not lead to, give rise to, or aim to create rights in favor of third parties. No third party shall have the right to claim performance of this agreement or relationship or to invoke it directly or indirectly, expressly or implicitly, and third parties shall not derive any rights or benefits from it.

Article 10. Limitation of Liability

Except in cases of intentional or gross negligence by the Firm, the client shall hold the Firm harmless and indemnify it against all actions, claims, or legal proceedings of any nature whatsoever brought or initiated by a third party against the Firm and which are a direct or indirect consequence of, or related to, work or services performed or to be performed by or on behalf of the Firm for the client, or which are otherwise related to a mission entrusted by the client to the Firm, including, without limitation, all damages, costs, or compensation imposed on the Firm and related to such action, claim, or proceeding. If the client has itself paid such damages in this context, it shall not seek reimbursement from the Firm of the payments it has thus incurred at any time.

Article 11. Fees and Costs

Generalities

The remuneration for our services constitutes acknowledgment of the quality of those services by our clients. The key is to ensure that our work and the originality of the solutions proposed are fairly compensated, while ensuring that our clients are satisfied and wish to further engage us in their projects.

The services are provided by highly specialized lawyers, due to their academic background and experience in the subjects covered.

The lawyers of the Firm make sure to stay up to date in the complex and technical matters we handle. To this end, they devote significant time to giving lectures, writing articles, and teaching in the subjects covered.

Article 11.1. Hourly Billing

By default, our fees are calculated on an hourly basis, meaning they depend on the time we dedicate to the matters at hand. They are usually calculated per unit of five (5) minutes, at hourly rates agreed upon with the client. The hourly rates of members of the Firm range from €120 to €390. These rates are subject to updates and indexing on the first of January each year. The hourly rate applicable to a specific case is determined based on the seniority and level of experience of the handling lawyer, as well as the nature, stakes, level of responsibility, complexity, and urgency of the matter.

Article 11.2. Alternative Fee Determination Methods

Instead of hourly rates, we regularly agree with clients on a fixed amount of fees (lumpsum), determined based on the complexity and/or significance of the case. This is possible when the issue to be addressed is well-defined. In the absence of written communication with the client providing for a fixed fee, fees are calculated on an hourly basis.

When our advice brings special added value to the individual or family we assist, we regularly agree with clients on a Success Fee that may be added to the fees (if they are agreed upon on an hourly basis and without surcharge for urgency or stakes/responsibility of the Firm).

Article 11.3. Expenses and Disbursements

As a lump sum contribution to the Firm's expenses (including secretarial services, subscriptions to numerous databases, typing, telephone, fax, ICT, and ordinary postal mailings), our fees - whether billed on an hourly basis, on a flat fee basis, and/or by means of a success fee - are systematically increased by a fixed percentage of 11% for overhead costs.

This percentage of costs does not cover travel time –charged on an hourly basis unless otherwise agreed – and/or accommodation expenses outside Brussels, court and procedural costs, certain specific expenses (including fees of external providers such as notaries, experts, translators, etc.), paralegal fees, stamp duties, registered or courier mailings, etc., or disbursements (court fees or other expenses advanced by the Firm on behalf of a client).

Article 11.4. First Meeting

The first meeting is always billable (unless it is agreed with the client that the initial meeting will be brief and solely for the purpose of getting to know the lawyer). This is indicated during the client's first call to the Firm.

The fee requested for the first meeting constitutes a flat fee if it is not followed by further services. More often than not, the meeting is a prelude to further services, and it is then subsequently deducted, as an advance payment, from the fees due based on the time spent on the case (or from the fixed fee mentioned in Article 11.2 above).

Article 11.5. Value Added Tax (VAT)

The services provided by the Firm are subject to Belgian VAT at the prevailing rate (currently 21%) to the extent that, under Belgian VAT law, they are located in Belgium. If our services are located abroad, all amounts indicated and billed are exclusive of VAT, but these services may be subject to VAT in the client's country.

Article 11.6. Predictability

The predictability of our fees is acknowledged by the client through the existence of the above-mentioned fee schedules or through written exchange regarding the agreed fixed amount. The Firm will inform the client of the amount of fees due at any stage of their case upon the client's first request.

Article 12. Payment of Invoices

1. Requests and invoices for fees, advances on fees, expenses, and/or disbursements incurred by the Firm are payable upon receipt. Interest amounting to 0.5% per month shall be due automatically and without notice, from the date of the payment request, in the event of non-payment one month after the date of dispatch. In the event of a registered reminder or judicial recovery, the amount due and the interest shall be increased by a lump sum indemnity of 10%, it being understood that the increase shall amount to a minimum of €500 and a maximum of €5,000, without prejudice to legal procedural indemnities.

2. In the event of non-payment within the specified deadlines, the Firm reserves the right to suspend the performance of the mission or to discharge itself therefrom, after informing the client. It shall not be held liable for any resulting damage. In the event of non-payment of the full fees requested, any liability for the advice given is definitively excluded.

3. Any potential observations regarding the payment request must be made in writing within 15 days of receipt in order to be admissible. Payment constitutes final acceptance of the payment request and the services it covers.

Article 13. Third Party Payer Intervention

The client may benefit from the partial or total intervention of a third party payer (for example, an insurance company) in the payment of the Firm's fees. If this is the case, the client shall ensure to promptly notify this third party of the dispute and the Firm's intervention, and shall inform the Firm of the intervention conditions of this third party. The Firm will issue its invoices to the client, and it is the client's responsibility to bear the fees regardless of whether or not they are covered by this third party. If necessary, the Firm may request this third party to confirm its intervention and communicate to it the invoices issued in the name of the client for payment by the third party. The client remains responsible for the payment of invoices if the third party payer does not intervene within a reasonable period.

Article 14. Legal Fees Indemnity (indemnité de procédure)

In contentious matters, courts may order the losing party to pay a generally fixed amount, determined according to a scale established by law or regulation, as a contribution to the legal fees of the winning party (in accordance with Article 1022 of the Belgian Judicial Code). This fixed amount may not necessarily correspond to the fees and expenses that the Firm will actually charge to the client.

Article 15. Archiving 

The Firm is legally required to archive files upon their closure. Original evidential documents or other original documents entrusted to the Firm are returned to the client and are presumed to have been returned if no claim is made within twelve months of the closure of the file. Archives are kept for a period of five (5) years, after which they are automatically destroyed.

Article 16. Data Encryption

Documents, opinions, and data of any kind transmitted by the Firm to the client by email will not be encrypted, and the Firm's liability cannot be invoked by the client in the event a third party gains access to the information and opinions contained in the email, unless expressly requested by the client for encryption.

The Firm will make reasonable efforts to protect emails and their attachments from viruses and other malfunctions that could damage a computer or computer system. The Firm assumes no responsibility for any potential consequences for clients resulting from computer problems or similar issues arising from documents, files, and communications emanating from the Firm.

Article 17. General Data Protection Regulation (GDPR)

The Firm protects its clients' data in accordance with the standards and limits set by the GDPR. More information on this can be found in our Privacy Policy available [insert link to the privacy policy here].

Article 18. Application of Conditions and Partial Nullity

These Conditions apply to the exclusion of all others. Each clause or condition constitutes a separate and independent provision. If any provision is deemed null or unenforceable, all other provisions shall remain in effect.

Article 19. Disputes and Applicable Law

Any disputes arising in connection with (i) a service provided by or on behalf of the Firm or a mission entrusted to the Firm or (ii) the legal relationship established with the client or another third party, shall be governed by Belgian law, including the rules of prescription, to the exclusion of any other law. They shall be exclusively submitted to the competent courts of Brussels, sitting in the French language, regardless of the client's place of domicile or registered office, even in the case of counterclaims or incidental or third-party claims, without prejudice to the competence of the professional bodies to which the Firm belongs.

Article 20. Beneficiaries

The provisions and conditions contained in these Conditions are also agreed and stipulated for the account and benefit of participating partners, directors, and shareholders of the Firm, managers of these shareholders, and all persons who are or have been active within the Firm, whether as a partner, lawyer, of counsel, collaborator, trainee, employee, advisor, subcontractor, or in any other capacity.

Article 21. Professional Obligations and Ethics

The Firm practices a regulated profession subject to the ethical standards set by the relevant Bar Associations, depending on the lawyers involved. Additional information on the professional rules applicable to us can be obtained from these various associations.

Any difficulties regarding compliance with our ethical rules may give rise to a complaint to the President of the Bar Association to which the lawyers handling the case belong. In case of dispute over our fees, procedures for conciliation, mediation, and arbitration are also available through the competent Bar Association. All information regarding this can be obtained at the internet addresses mentioned above.

Article 22. Termination of the Engagement

Either party may terminate the relationship with the other party at any time upon written notice, without prior notice or compensation. Terms may be agreed upon in the event of recourse to alternative fee arrangements. The client remains liable for the payment of fees, expenses, disbursements, and VAT for all services rendered and expenses incurred prior to termination.

Article 23. Amendment

The Firm reserves the right to amend these Conditions at regular intervals or in the event of new circumstances arising. The modified general terms and conditions shall be communicated to the client by publication on the website www.dekeyserlaw.com and shall apply immediately to the ongoing relationship unless the client decides to terminate it.